認(rèn)證機構(gòu)受理多場所組織的管理體系審核是常有的事情。因為企業(yè)涉及的多場所組織形形色色，多場所如何抽樣，即使是理解相關(guān)的認(rèn)證認(rèn)可規(guī)則且掌握審核抽樣方法，有時也會遇到一些棘手的問題。
因此，對于多場所組織，該如何理解認(rèn)證認(rèn)可規(guī)則、如何分析多場所組織是個實踐中經(jīng)常遇到的問題。筆者采取理論認(rèn)識和實例分析相結(jié)合的方式，提出多場所組織抽樣的方法，為認(rèn)證機構(gòu)和審核員開展多場所組織的管理體系審核，提供一些思考和借鑒。
一、什么是“多場所組織”
準(zhǔn)確理解“多場所組織”，需要理解場所、多場所、常設(shè)場所、臨時場所等基本概念。
首先，要思考什么是場所。這一概念在CNAS-CC 11《多場所組織的管理體系審核與認(rèn)證》3.1.1中給出了說明：場所可以包括所有土地，在其上的特定地點實現(xiàn)組織所控制的過程、活動，包括任何相關(guān)聯(lián)或附屬的倉庫，用以儲存原材料、副產(chǎn)品、中間產(chǎn)品、最終產(chǎn)品和廢料，以及上述過程、活動涉及的任何固定的或活動的設(shè)備或設(shè)施。另外，如果法律有要求，場所的定義應(yīng)以國家或地方的相關(guān)注冊登記制度的定義為準(zhǔn)�？梢钥闯�，場所需要有一個特定的地點，這個地點需要開展相應(yīng)的過程和活動，可能會有相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施、原材料和產(chǎn)成品等；同時，這個場所地點需要有一個明確的地址描述，地址描述以國家或地方的相關(guān)注冊登記制度的定義為準(zhǔn)。
其次，要理解“多場所組織”的定義。在CNAS-CC 11《多場所組織的管理體系審核與認(rèn)證》2.4對其給出了定義：某單一管理體系覆蓋的一個組織，其構(gòu)成包括經(jīng)識別的中心職能以及多個場所，中心職能（并不必須是組織的總部）對某些過程、活動進行策劃和控制，在多個場所（常設(shè)的、臨時的或虛擬的）中這些過程、活動得到全部或部分實施。從定義來看，需要理解兩個關(guān)鍵詞，一個是“單一管理體系”，一個是“中心職能”�！皢我还芾眢w系”是指組織的運行服從于統(tǒng)一的一個管理體系，“統(tǒng)一的一個管理體系”是指組織可能建立和實施一個管理體系標(biāo)準(zhǔn)或多個管理體系標(biāo)準(zhǔn)。因此，認(rèn)證機構(gòu)會受理建立一個或多個管理體系標(biāo)準(zhǔn)的多場所組織。在CNAS-CC 11《多場所組織的管理體系審核與認(rèn)證》2.5給出了“中心職能”定義是：“中心職能是指對管理體系負(fù)責(zé)并對管理體系集中控制的職能”，因此多場所組織是中心職能領(lǐng)導(dǎo)控制，并按照中心職能要求下建立一個統(tǒng)一的管理體系。
第三，既然是多場所組織，多個場所就存在多個地點，每個地點可能有全部（或）部分的活動或過程，自然會存在常設(shè)場所和或臨時場所的情況。在CNAS-CC 11《多場所組織的管理體系審核與認(rèn)證》2.2和2.3中提出：常設(shè)場所是指客戶組織持續(xù)進行工作或提供服務(wù)的場所（有形的或虛擬的）。臨時場所是客戶組織為在有限的時期內(nèi)進行特定工作或服務(wù)而設(shè)立的場所（有形的或虛擬的），且該場所不準(zhǔn)備作為常設(shè)場所。
基于以上分析，我們可以理解為：多場所組織是指有中心職能且建立統(tǒng)一的一個或多個管理體系標(biāo)準(zhǔn)，存在多個地點，每個地點可能有全部或部分的活動或過程，這些場所可能是常設(shè)多場所，也可能是臨時多場所，還有可能同時存在常設(shè)多場所和臨時多場所。
在CNAS—CC 11《多場所組織的管理體系審核與認(rèn)證》提到：一個多場所組織可以包含一個以上的法律實體，但該組織的所有場所應(yīng)與該組織的中心職能具有法律或合同聯(lián)系，并服從于單一管理體系；該管理體系應(yīng)由中心職能制定、建立并服從于中心職能的持續(xù)監(jiān)督和內(nèi)部審核，中心職能有權(quán)要求任何場所在必要時采取糾正措施。因此，認(rèn)證機構(gòu)與客戶組織進行業(yè)務(wù)洽談時需要對“多場所組織”進行全面了解，先判定申請認(rèn)證的組織是否為“多場所組織”。
初步判定申請認(rèn)證組織是多場所組織的3個基本條件：有中心職能存在；中心職能統(tǒng)一策劃管理體系；進行集中的管理評審，服從組織的內(nèi)部審核程序。當(dāng)同時滿足這3個條件后，再運用以下9個原則來了解多場所組織的現(xiàn)狀：
中心職能是組織的一部分并且不應(yīng)被分包給外部的組織；
中心職能是僅處于某個單一場所，還是會在多個場所辦公；
中心職能的活動和過程、業(yè)務(wù)范圍及地點、有效人數(shù)、相應(yīng)的法律地位及資質(zhì)要求；
各個場所與中心職能的關(guān)系，如是總公司與子公司的關(guān)系，還是總公司與分公司的關(guān)系等；
各個場所其活動和過程、業(yè)務(wù)范圍、地點、有效人數(shù)、倒班模式、法律地位及資質(zhì)要求；
各個場所是常設(shè)場所還是臨時場所；
中心職能和各個場所的活動和過程，哪些存在非常相似的過程，哪些不存在非常相似的過程。
二、多場所抽樣
多場所審核抽樣的前提是基于可獲得信息的有限樣本，且必須證實管理體系有能力讓所有參與的場所達(dá)到預(yù)期結(jié)果。因此，結(jié)合多場所組織的實際情況，首先從適用于哪種抽樣方式開始考慮，確定場所審核抽樣的方法：
（一）三種情況的抽樣
第一種情況，當(dāng)多場所組織的每個場所均實施非常相似的過程、活動時，此種情況可進行多場所抽樣。
每次審核最少訪問的場所數(shù)量如下：
初次認(rèn)證審核：樣本量(Y)應(yīng)為場所數(shù)量（x）的平方根，計算結(jié)果向上取整為最接近的整數(shù)，即Y=√x ；
監(jiān)督審核：年度的抽樣量應(yīng)為場所數(shù)量的平方根乘以 0.6 ，計算結(jié)果向上取整為最接近的整數(shù)，即Y=0.6√x ；
再認(rèn)證審核：樣本量應(yīng)與初次審核相同。然而，如果證明管理體系在認(rèn)證周期中是有效的，樣本量可以減少至乘以系數(shù)0.8，計算結(jié)果向上取整為最接近的整數(shù)，即Y=0.8√x 。
第二種情況， 當(dāng)多場所組織存在以下幾種情況時，多場所不能抽樣：
所有場所實施的過程、活動與管理體系的范圍有關(guān)且存在顯著差別；
客戶要求對每個場所審核；
有專門的方案或法規(guī)要求規(guī)定了系統(tǒng)性地對每個場所審核。如食品安全管理體系審核，不允許抽樣，每個多場所都需要被抽到。
上述情況下，初次認(rèn)證審核和再認(rèn)證審核應(yīng)包括所有場所。在監(jiān)督審核中，應(yīng)在每個日歷年覆蓋30%的場所（向上取整至整數(shù)）。每次審核都包括中心職能。第二次監(jiān)督審核選取的場所通常不同于第一次監(jiān)督審核所選取的場所。認(rèn)證機構(gòu)審核方案的設(shè)計應(yīng)確保在認(rèn)證范圍覆蓋的所有過程在每個周期內(nèi)被審核到。如果已獲證的企業(yè)在認(rèn)證證書有效期內(nèi)增加一個新場所，除了在審核方案中策劃監(jiān)督之外，新場所應(yīng)在被增加到證書中之前被審核到；在新場所納入證書后，認(rèn)證機構(gòu)確定后續(xù)監(jiān)督或再認(rèn)證審核的審核時間應(yīng)將新場所與以前的場所累積計算。
第三種情況，存在多場所組織處于上面兩種情況之間，它們的一部分場所運行存在相似的過程、活動，而其他場所特殊，不存在相似的過程、活動（如產(chǎn)品或服務(wù)不同）。此種情況下，存在相似的過程、活動的場所可以按照本文中的第一種情況進行抽樣；存在不相似的過程、活動的場所可以按照本文中的第二種情況考慮。
（二）選取樣本的考慮因素
樣本應(yīng)選取有代表性的不同場所，確保認(rèn)證范圍內(nèi)覆蓋的所有過程將被審核到。在所抽到的樣本中，至少25%的樣本應(yīng)隨機抽取。一個認(rèn)證周期內(nèi)，每次審核所選場所之間的差異盡可能大。在確定好抽樣數(shù)量時，針對可抽樣的場所，抽哪些場所，可考慮以下因素：
場所內(nèi)部審核、管理評審或以前認(rèn)證審核的結(jié)果；
投訴較多或是問題多、管理基礎(chǔ)薄弱的場所；
各場所在規(guī)模上的顯著差異；
在倒班安排和工作程序上的差異，如果生產(chǎn)同一個產(chǎn)品，有的有倒班，有的不倒班，可能倒班的要優(yōu)先考慮；
管理體系以及在場所實施過程的復(fù)雜程度；
上次認(rèn)證審核后的場所變化，新場所可能優(yōu)先考慮；
對于環(huán)境管理體系，考慮環(huán)境問題和環(huán)境因素及其關(guān)聯(lián)影響的程度；
對于職業(yè)健康安全管理體系，考慮活動和過程相關(guān)的職業(yè)健康安全風(fēng)險程度；
文化、語言和法律法規(guī)方面的差異，差異大的場所可能會優(yōu)先考慮；
地理位置的分散程度，每次審核時可考慮抽地理位置相近的場所；
場所是常設(shè)的、臨時的或虛擬的，如果存在常設(shè)多場所中包括臨時場所，按照抽樣原則抽常設(shè)多場所，針對某個被抽到的常設(shè)多場所，此場所的臨時場所也需要按照抽樣原則抽取臨時多場所。
三、“多場所組織”典型案例分析
正確理解“多場所組織”定義及掌握其抽樣方法后，更為重要的是要結(jié)合企業(yè)的多場所情況確定樣本。為了更好地理解“多場所組織”定義和抽樣方法，本文通過4個場景案例來闡述對其定義的理解和抽樣方法的運用。
案例1
某混凝土集團有限公司，其下屬6個攪拌站和1個砂漿站，認(rèn)證范圍是預(yù)拌混凝土和砂漿的生產(chǎn)，分別都有各自的場所，不在同一個地方辦公。集團公司、6個攪拌站和1個砂漿站均為獨立法人，有各自的營業(yè)執(zhí)照。在行政隸屬關(guān)系上，集團公司對下屬單位實施管理，它們建立了一個統(tǒng)一的管理體系，因此，混凝土集團有限公司屬于多場所組織。一個認(rèn)證審核周期內(nèi)，按照抽樣原則，砂漿站和集團公司職能部門每次審核時都要接受審核；初次認(rèn)證審核時抽3個攪拌站，年度監(jiān)督審核時抽2個攪拌站，通常情況下在一個認(rèn)證周期內(nèi)6個攪拌站均被抽到。
案例2
某化工企業(yè)，有兩個工作場所，坐落于同一個城市，即2個工作地點：一個工作地點在市區(qū)，主要是公司的一些職能部門；另一個工作地點在化工園區(qū)，是公司的生產(chǎn)部、動力部及生產(chǎn)基地。雖然其有2個場所，因為生產(chǎn)基地與公司的各職能部門并不是分、子公司的關(guān)系，生產(chǎn)基地和各職能部門在企業(yè)內(nèi)部是同層級承擔(dān)各自不同角色的2個部門，因此并不是真正意義上的多場所組織，認(rèn)證機構(gòu)需要摸清2個地點的工作內(nèi)容及所涉及的部門，不能對2個場所的部門進行抽樣，核算審核人日數(shù)時也不能按照多場所組織審核人日數(shù)核算方法計算審核人日數(shù)，與認(rèn)證范圍有關(guān)的2個場所所涉及的部門及業(yè)務(wù)活動都在認(rèn)證審核范圍內(nèi)，在認(rèn)證證書上要體現(xiàn)2個工作場所的審核地址。
案例3
某電源開關(guān)制造企業(yè)，生產(chǎn)ABCD4個產(chǎn)品，有4個分廠，2個工作地點，第一和第二分廠的工作地點在市區(qū)東邊，生產(chǎn)產(chǎn)品A；第三和第四分廠及公司的職能部門在市區(qū)西邊，生產(chǎn)產(chǎn)品B；經(jīng)了解每個分廠實際就是一個車間，各個分廠有分廠經(jīng)理，工藝設(shè)備生產(chǎn)各有一個技術(shù)員、生產(chǎn)班組。此種情況，按照多場所組織的定義來分析，實際并不是一個真正意義的多場所組織，核算審核人日數(shù)時也不能按照多場所組織審核人日數(shù)核算方法計算審核人日數(shù)，與認(rèn)證范圍有關(guān)的2個場所所涉及的部門及業(yè)務(wù)活動都在認(rèn)證審核范圍內(nèi)，在認(rèn)證證書上要體現(xiàn)2個工作場所的審核地址。
上述情景，如果不是4個分廠，而是4個分公司，4個分公司的產(chǎn)品與生產(chǎn)地點與上述場景一致，唯一不同的是每個分公司下面又設(shè)置了部門和生產(chǎn)車間，公司及4個分公司建立一個統(tǒng)一的管理體系，此種情況可視為多場所組織，核算審核人日數(shù)時需要按照多場所組織審核人日數(shù)核算方法計算，與認(rèn)證范圍有關(guān)的2個場所涉及的部門及業(yè)務(wù)活動都在認(rèn)證審核范圍內(nèi)，在認(rèn)證證書上要體現(xiàn)4個分公司的產(chǎn)品、地址等相關(guān)的信息。一個認(rèn)證審核周期內(nèi)，按照抽樣原則，公司職能部門每次審核時都要被抽到。初次認(rèn)證審核時AB兩個產(chǎn)品所涉及的子公司需要抽到，各個產(chǎn)品都有兩個子公司生產(chǎn)，按照多場所數(shù)量開根號的原則，4個子公司都需要抽到。第一次年度監(jiān)督審核時，AB兩個產(chǎn)品各抽一個子公司即可，第二次年度監(jiān)督審核時另外抽第一次監(jiān)督審核未抽到的子公司。
案例4
某機械制造集團企業(yè)，生產(chǎn)4個產(chǎn)品，下屬各子公司各生產(chǎn)一個產(chǎn)品，各子公司在不同的場所辦公，集團總部及一個子公司在同一個地點，另外3個子公司分別在3個地點。集團及各子公司建立了統(tǒng)一的管理體系。集團公司和各子公司屬于多場所組織，但因各子公司生產(chǎn)的產(chǎn)品不同，各子公司不存在相似的過程、活動時，不允許對各子公司進行抽樣。此種情形下，每次審核都要審到集團總部，初次認(rèn)證審核時各子公司要接受審核，監(jiān)督審核時按照30%的比例（向上取整），即2個子公司被抽樣，第二次監(jiān)督審核抽樣的子公司不同于第一次監(jiān)督審核的子公司。
上述情景，如果不是4個子公司，而是12個子公司，12個子公司與集團總部各自在13個不同的地點，其中有9個子公司生產(chǎn)的產(chǎn)品為同一個產(chǎn)品，3個子公司生產(chǎn)另外3個產(chǎn)品且每個子公司的產(chǎn)品不同。此種情況下，核算審核人日數(shù)時按照多場所組織審核人日數(shù)核算方法計算，存在一些場所可以抽樣一些場所不可以抽樣的情況。一個認(rèn)證審核周期內(nèi)，按照抽樣原則，公司職能部門每次審核時都要被抽到。初次認(rèn)證審核時同一個產(chǎn)品的9個子公司抽3個子公司，另外3個子公司都要抽樣；年度監(jiān)督審核時，同一個產(chǎn)品的9個子公司抽2個子公司，另外3個子公司抽1個子公司且這3個子公司兩次監(jiān)督審核抽樣應(yīng)不同。
結(jié)語
綜上所述，可知多場所組織的管理體系認(rèn)證審核抽樣的關(guān)鍵點包括：依據(jù)多場所組織的定義，準(zhǔn)確判定是不是多場所組織；摸清各個場所的審核范圍、管理界限、有效人數(shù)、地址、組織結(jié)構(gòu)設(shè)置、產(chǎn)品、法律地位、資質(zhì)許可等情況；摸清中心職能的組織機構(gòu)，中心職能對各個場所的管理權(quán)限、中心職能的法律地位、資質(zhì)許可等情況；與客戶確認(rèn)各個場所在認(rèn)證證書中的體現(xiàn)形式的需求；結(jié)合多個場所的情況，確定可以抽樣的多場所及不可抽樣的多場所，可抽樣的多場所和不可抽樣的多場所可按照本文所述的方法進行抽樣。
來源：《中國認(rèn)證認(rèn)可》雜志 2023年第7期
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